Data & privasi

• Berkas asli yang diunggah (PDF, JPG, PNG, WEBP).
• Hasil bacaan AI, koreksi reviewer beserta riwayat versinya, dan keputusan setuju/tolak.
• Bila organisasimu menyalakan persetujuan otomatis, dokumen yang dibaca tanpa temuan disetujui tanpa ditinjau manusia. Penanda “disetujui otomatis” tersimpan di dokumen dan jejak audit.
• Akun Ventera: nama, email, dan nomor HP. Email terverifikasi dan nomor HP dipakai untuk mencocokkan undangan.
• Nomor WhatsApp yang kamu tautkan sendiri dengan kode OTP, bila ada.
• Undangan: email, nomor HP, atau keduanya. Tautannya dikirim ke setiap kontak dan cocok dengan salah satunya.
• Permintaan bergabung lewat kode organisasi: siapa yang meminta dan keputusannya. Pemilik dan admin organisasi itu melihat nama, email, dan nomor HP tersamar peminta.
• Langganan organisasi: paket, masa berlaku, top-up halaman, dan tagihannya. Tidak ada data kartu atau rekening yang disimpan.
• Jejak audit: siapa melakukan apa dan kapan, tanpa isi dokumen. Nomor HP hanya tercatat tersamar.

• Database dan penyimpanan berkas: Supabase, region Seoul (Korea Selatan).
• Aplikasi: Vercel, region Seoul, dengan jaringan pengiriman global.
• Pembayaran paket: Ventera Nexus dan penyedia pembayarannya, Xendit. Mereka menerima nama dan email pemilik, nama paket, dan nominal.
• Pembacaan dokumen: Nous Research (Amerika Serikat), yang meneruskannya ke model Google Gemini.
• Bila bacaan pertama gagal atau hitungannya janggal, dokumen dibaca sekali lagi oleh model Anthropic Claude.
• Privacy Mode aktif di akun Nous kami. Nous tidak menyimpan isi dokumen dan tidak memakainya untuk melatih model, kecuali untuk menjaga keamanan layanan.
• Privacy Mode hanya mengatur Nous. Google dan Anthropic memakai kebijakan mereka sendiri.
• Kode OTP dan tautan undangan dikirim lewat gateway WhatsApp milik Ventera. Gateway hanya menerima nomor tujuan dan isi pesan.

Artinya data diproses di luar Indonesia. Sebelum dikirim ke penyedia AI, metadata berkas dibuang. Foto diencode ulang tanpa metadata, termasuk lokasi GPS. PDF dibangun ulang tanpa nama penulis, aplikasi pembuat, dan lampiran tertanam. Penyedia AI tidak menerima nama berkas maupun identitas pengunggah.

• Berkas asli: dihapus otomatis 90 hari setelah dokumen disetujui (termasuk otomatis) atau ditolak. Pemilik atau admin organisasi bisa mengubahnya menjadi 30, 180, atau 365 hari, sesuai batas paketnya. Dokumen yang gagal dibaca mengikuti aturan yang sama.
• Nomor HP akun disalin dari akun Ventera setiap kali kamu masuk. Bila sudah dihapus di Ventera, nomor itu ikut terhapus di DocBrain.
• Status email terverifikasi juga mengikuti login terakhir.
• Nomor WhatsApp tertaut: disimpan sampai kamu melepasnya atau nomor itu ditautkan ke akun lain.
• Kode OTP: berlaku 10 menit. Kode dan nomor tujuannya dihapus setelah 24 jam.
• Email dan nomor HP penerima undangan: dihapus 24 jam setelah undangan diterima, dicabut, atau kedaluwarsa.
• Permintaan bergabung: disimpan sampai organisasinya atau akun peminta dihapus.
• Dokumen yang masih menunggu diperiksa tidak dihapus otomatis.
• Unggahan yang tidak selesai dihapus setelah 1 hari.
• Hasil bacaan dan koreksi: disimpan sampai dokumennya atau organisasinya dihapus.
• Jejak audit: tetap disimpan, juga setelah organisasi dihapus, tanpa isi dokumen.
• Salinan cadangan database terhapus mengikuti siklus cadangan penyedia.

• Satu dokumen: pemilik atau admin kapan saja, atau pengunggahnya selama dokumen belum diputuskan. Hasil bacaan, koreksi, nama berkas, dan berkas aslinya ikut dihapus.
• Seluruh organisasi: pemilik, dari Pengaturan, dengan mengetik nama organisasi.
• Berkas di penyimpanan biasanya terhapus dalam beberapa menit. Paling lambat 2×24 jam, lewat pembersihan harian sebagai jaring pengaman.
• Halaman yang sudah terpakai tetap dihitung dalam kuota bulan berjalan.

• Dokumen dan hasilnya: hanya anggota organisasi, sesuai perannya.
• Operator DocBrain melihat ringkasan pemakaian per organisasi untuk memantau biaya dan kuota. Yang terlihat: nama organisasi, nama dan peran anggota, email tersamar, jumlah dokumen dan halaman, serta biaya AI.
• Operator tidak bisa membuka isi dokumen, nama berkas, atau nomor HP.

Organisasi yang mengunggah dokumen adalah pengendali data pribadi di dalamnya. DocBrain memprosesnya atas perintah organisasi itu, sesuai UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Pemilik data, misalnya pemilik KTP, mengajukan permintaan hapus ke organisasi tersebut. Organisasi itu dapat menghapus dokumennya langsung dari DocBrain.